甲賀市バド協会の将来のために・・・（その4）

前回はグループウェアの概要まで書いたが、今回はグループウェアを構成する各種機能について触れてみる。

①Ｅメール機能 // 言わずと知れたコミュニケーションを図るための主要機能。　メール文書を作成し、送りたい相手へ向けて送信というのが従来からの基本手法だが、最近はそれに拡張機能を付加したものが多くある 。
例えば「ボイスチャット機能」。　いわゆるＩＭ(インスタントメッセージ)なのだが、名称の通り「声」でチャットを行える。更にwebカメラを接続すれば「ビデオ・ボイスチャット」となるわけである。　この機能を使ってビジネスシーンではネット会議ができる。

②BBS機能 // 伝言板、掲示板を意味するが、使い方としてはグループ内でのお知らせ等に利用される。　グループウェアで利用する場合「スコープ(有効範囲)」が使えることが多い。
例えば、(1)□□会社(企業)－－(2)○○課(グループ)－－(3)●●チーム(プロジェクトチーム)といったとき、社内全体用掲示板の場合は(1)～(3)の全ての社員が閲覧可能。　チーム掲示板を作成すれば(3)のプロジェクトメンバーだけの掲示板となる。　またその掲示板のスコープを変更することも可能なので、後に(2)のメンバーまで閲覧可能とすることもできる。

③ドキュメント共有機能 // 共有のやり方には大きく２種類ある。　ひとつはPCにインスト済みのオフィスソフト等で作成したドキュメントをクラウド上のスペースにアップロードし、各人と共有を行う。
二つめはクラウドが提供するオフィスソフトを利用して、ドキュメントを作成しアップロード・共有する方法。
前者、後者共に共同編集者や閲覧可能者など細かく指定できる。

④スケジュール管理機能 //  各人が自身のJOBスケジュールを書き込み、それを重ね合わせることによって、チーム単位あるいはグループ単位の全体スケジュールができあがる。それを元に会議の時間を調整したり、メンバーの行動が把握でるためより効率的になる。

おおまかにグループウェアの概要を列記したが、これをgoogleappsに置き換えると次のようになる。
①Gmail（Eメール)　②google sites(BBS)　③google docs(ドキュメント)　④google calendar(スケジュール)
一応、一通りのウェアは揃っているのだが、やはり使い勝手の良いものから悪いものまである。
どたバドくらぶでは①～④全て利用中だが、ダントツに使えるモノは①と④。今後に期待が残りの②と③である。
特にMSオフィスを知るだけにdocsの貧弱さは否めない。　しかし、Gmailの使い勝手は他社とは比較にならないほど良いため、よっぽどの製品が出ない限りこれからも利用し続けるだろう。